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文書管理クラウドを徹底比較 おすすめの文書管理ツール4選

テレワークや在宅勤務に働く環境が大きく変化したことで、クラウドサービスを利用しなければならないケースが増えています。つまり社内と自宅、外出先からの情報共有をしていくことが求められているのです。企業内で最も多く存在する文書やファイルの共有を、今の時代ではどのように管理していくべきなのでしょう?まだまだ数が少ないですが、注目を集めている文書管理クラウドの選び方と、おすすめの4つのツールを徹底比較し、詳しく解説していきます。

文書管理クラウドの選び方 比較するポイントとは?

文書管理クラウドとはファイルや文書を遠隔地やクラウドで、ただ共有できればよいわけではありません。ファイルや文書を共有したいのであれば、クラウドのストレージサービスを利用し、ファイルサーバとして共有するだけで、安価に簡単に構築できます。文書管理クラウドは多くの重要なファイルや文書に対し、アクセス管理やセキュリティを担保し、バージョン管理や検索機能等を便利に使うことが求められます。重要なファイルと文書とは例えば、契約書などの法務関連の資料、図面や技術文書などの製造業関連の資料、完成図書などの建築や設備業関連の資料などがそうです。そして重要なファイルと文書は、社内共有だけでなく、外出先の営業や技術がリモートで参照し、テレワークや在宅勤務の管理部門がファイルに安全に簡単にアクセスできなければなりません。このような文書管理クラウドの選び方を理解しながら、文書管理クラウドをサービスとして提供しているおすすめの4つのツールをご紹介し、徹底比較をしていきたいと思います。

文書管理クラウドを徹底比較 ①(株)アイサイト D-QUICKクラウド

D-QUICKクラウド(ディークイック クラウド)はシリーズ化されており、データの登録・入力・管理・出力を一気通貫で連携できることを強みにしています。お客様の図面や技術文書、画像、完成図書、ISO文書などの登録~出図+活用をすべて一元管理することが可能で、必要な利用シーンで選択できます。

また製造現場の設計データや紙の書類を保存し、最適なアクセス権限で図面や文書を活用できます。取り扱えるファイル形式に制限はなく、3D CADデータや部品構成、共通部品管理にも利用できます。拡張子を問わず、CADメーカーに依存しない管理が実現できることは非常に柔軟性があると言えます。

一般企業での文書管理も簡単でセキュアに実現できますす。自動的にバージョン管理や版管理ができることはもちろん、ファイルをダウンロードせずに閲覧できるので情報漏洩・セキュリティ対策も万全で安心です。申請・承認業務が可能なワークフローオプションもあり、AI-OCRで紙文書をAIで読み込むこともできます。200以上のAPI(Application Programming Interface)を公開しているため、様々なクラウド同士が柔軟な連携ができ、日本語・中国語・英語対応でグローバル利用も可能です。D-QUICKシリーズではカスタマイズ対応が可能であり、社内ルールや規定をベースに、導入方法を提案してくれることも、良いベンダー姿勢だと感じます。製造業・一般企業・公共自治体に豊富な導入実績を持つ、文書管理クラウドと言えます。無料トライアル版があります。
(参照元 https://d-quick.istest-site.com/d-quick-cloud/

文書管理クラウドを徹底比較 ②(株)株式会社富士通四国インフォテック Documal SaaS

文書管理・ワークフロー機能が充実した統合的な文書管理システムがDocumal SaaS(ドキュマル サース)です。文書のライフサイクルを自動化し、セキュアなクラウド環境で提供します。25年にわたる豊富な導入実績から、管理範囲や業種を問わず、全社で一元管理できる仕組みをご提供します。そして社内の情報活用を促進し、業務効率をアップすることを目指しています。クラウドライセンスは運用基本サービス100アカウントから、月額費用100,000円~で提供されています。導入基本サービスは300,000円初期費用(必須)で、運用支援サービスは個別見積(任意)となっています。1ケ月の無料トライアルがあります。
(参照元 https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/index.html )

文書管理クラウドを徹底比較 ③(株)コネクテッド FullWEB

400社を超える企業に導入された図面・文書管理パッケージシステムFullWEB(フルウェブ)のクラウド版としてリリースされています。AZUREクラウドサーバーの性能で標準プランと高速プランに分かれており、5ユーザー(登録ユーザー数は無制限)から、月額7万円~とリーズナブルな価格で提供されています。ファイル登録機能、ファイル検索機能、ファイル編集機能、ファイル属性機能、承認操作機能など充実した文書管理機能を持ち、CSV出力対応や日本語、英語、中国語(簡体字)への多言語対応もできています。無料トライアルがあります。

(参照元 https://www.connected.co.jp/?page_id=1487 )

文書管理クラウドを徹底比較 ④(株)大塚商会 eValue V Air

ワークフロー、ドキュメント管理、スケジューラ、コミュニケーション機能がひとつになった 統合型グループウェアです。「eValue V」(イーバリューブイ)のクラウドSaaS版として、「eValue V Air(イーバリューブイ エア)がリリースされました。災害・セキュリティ対策に優れるデータセンターから提供しているため、安心してご利用いただけます。eValue V(オンプレミス版)と比べ、ドキュメント管理でできない機能がいくつかあります。全文検索、構成管理オプション、企業内検索オプション、タイムスタンプオプションができないと記載されています。ワークフロー、ドキュメント管理、スケジューラ、コミュニケーション機能が統合・ポータル化できており、統合されたグループウェアとしてクラウドで利用できることは非常に便利です。体験版の申し込みができます。

(参照元 https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/smile/evaluev/evalue-v-air/ )

オンプレミス版のみのため、徹底比較できなかった文書管理システム

住友電工情報システム(株) 楽々Document Plus (らくらくドキュメント プラス)
(参照元 https://www.fujixerox.co.jp/product/software/arcsuite_engineering )

富士ゼロックス(株) ArcSuite Engineering(アークスイート エンジニアリング)
(参照元 https://www.sei-info.co.jp/document-plus/ )

現段階ではホームページからクラウドサービスの提供は確認できず、オンプレス型(自社サーバ構築型)のソフトウェアのみとなっていました。オンプレス型の実績があるだけに、文書管理クラウドサービスとしての提供が待たれます。

まとめ

文書管理クラウドサービスを比較検討し、選ぶためには、まずは会社で電子化・保存し、共有・利用していきたいファイル・文書・資料を確認することが重要でしょう。それは3D CADシステムの設計データや、Autocadの図面・技術資料かもしれませんし、設備図面の完成図書かもしれません。またはAccess(アクセス:データベース)やExcel(エクセル:表計算)対応の製造現場で業務使用している部品表かもしれません。

まず管理していきたいファイルや文書を整理し、規則・規定・ルールを作成し、文書管理クラウドベンダーと相談しながらIT導入をしていきましょう。おすすめの製品ソフトやソリューション機能や事例をしっかりと比較検討し、活用できる文書管理クラウドをぜひ選んでみてください。

・記載されている金額はすべて税別になります。

・本記事は2021年1月6日の情報を基に作成しています。文書管理クラウドに関する詳しいお問い合わせは、文書管理クラウドベンダーの各サイトからお問い合わせください。

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