文書管理システム D-QUICK Cloud

D-QUICK Cloudとは

パブリッククラウド環境で、お客様内部と外部(協力会社・海外工場等)との情報共有をセキュアな環境で提供することができます。(日・中・英対応)

企業内に存在している契約書などの書類をクラウド環境で情報管理できるおすすめのITツールです。ペーパーで管理されているデータを電子化しただけでは、必要なときに探し出し難いままです。このツールを使う事で、効率よく目的の書類を探し出す事ができるのが最大のメリットです。 バージョン管理が自動的に行われるので、常に最新版を見る事が可能です。古いバージョンの書類と新しいバージョンの書類の比較も簡単に出来る事もポイントです。有効期限の設定が出来るので、保存期間が決められている書類に対し、予め決めたルールによりアラートを出す事ができます。特別な資格を必要とせず、簡単な操作感で使えるため、解説書を見なくてもすぐに運用を開始できます。試験結果を格納しておく事でエビデンスとして残しておく事も可能です。 タイムスタンプ認証も付ける事が可能なので、資料が改ざんされていない事も保証できます。このツールを利用する事で、作業時間を大幅に短縮する事ができます。

1.テレワーク時代のペーパーレス化が促進できる

電子化運用を実現する情報共有プラットフォームを提供
どこからでも接続できるので働き方改革を実現

2019年4月に働き方改革関連法が施行され、更に2020年には新型コロナウイルス感染症の影響もあり、ようやく働き方改革としてのテレワークが普及してきております。 そのテレワークの要になるのが、ペーパーレス化です。 一言でペーパーレス化といっても、単純に紙をスキャンし電子化しただけでは、整理がし辛いだけではなく、欲しい書類が必要な時に見つけ出せなくなります。 これがペーパーレス化が進んでこなかった一因にもなっています。 ペーパーレス化を進めるためには、見つけ出したい時に見つけ易い状態になっている事が重要です。 D-QUICK Cloudはクラウドサービスですので、どこからでも、いつでも、効率良く見つけ出せる! それが実現できます。

2.セキュリティ万全!安心共有

最新版管理は当たり前!
ファイルをダウンロードせずに閲覧できるので情報漏洩対策も万全
間違って古い情報を参照しないようにできる

毎日のようにどこかで情報漏洩が起きています。
特にテレワークが普及してくると、在宅など社外での作業が増えてきます。これまで以上にセキュリティへの意識を高める必要が出て来ております。
D-QUICK Cloudは、ファイルをダウンロードする事なく閲覧できるので、遠隔地間での情報共有を安心・安全に実現できます。
ファイルを更新するときに自動的に版管理が行えるので、バージョンの管理も楽にできます。
古いファイルで作業を継続してしまったり、指示を出してしまったりするミスが激減します。

3.脱ハンコを実現するワークフロー標準搭載

文書の管理と承認情報が密接に連携
電子データでの承認行為により遠隔地での作業が可能

政府が脱ハンコを加速させている事に伴い、行政のみならず民間でも脱ハンコに舵を切り始めています。
テレワークやペーパーレスが進まなかった事の原因の1つに押印文化が上げられています。
しかし、承認行為として認知されているハンコを無くす事で、代替え案が必要になってきます。
D-QUICK Cloudでは、ワークフロー機能を標準搭載しております。誰が承認したのか明確に管理する事ができ、電子データでの承認処理を加速します。
紙ではなく電子データで承認できますので、出張先や自宅から等、作業する場所に制限が出てきません。

文書管理クラウドとしてあらゆる業務シーンで活用できます

文書管理システムは企業で作成される様々な書類、資料、フォルダやファイル、データを整理し、
社内規程集や契約書等を電子化・保存・保管することがポイントです。
また社内ルールの順守、セキュリティや認証の向上、情報管理の徹底も重要です。

ペーパーレス対応を会社で実現するためには、導入しやすいクラウドサービスであることが求められます。
簡単に利用でき、を高めながら、作業効率を上げ業務効率化を目指すことのできるツール、 それがD-QUICK Cloudです。

文書管理ソフトは製品機能を徹底比較・検討することをおすすめいたします。
導入目的を達成し、IT活用メリットが出せる、D-QUICK Cloudをぜひご検討ください。